Wie mag een B.V. vertegenwoordigen?

Er wordt een overeenkomst gesloten, keurig door beide partijen getekend. Vervolgens beroept een van de partijen zich erop dat dat de overeenkomst niet geldig is omdat namens haar getekend is door iemand die niet bevoegd is te B.V. te vertegenwoordigen. Hoe zit dat?

De statuten van een B.V. bepalen welke functionarissen bevoegd zijn de B.V. te vertegenwoordigen, zoals bij het aangaan van een overeenkomst. Dat is in ieder geval het statutaire bestuur. Indien er meerdere statutair bestuurders zijn, dan kunnen die ieder individueel (al dan niet tot een bepaalde grens) bevoegd zijn, dan wel gezamenlijk. In het handelsregister staat een (korte) omschrijving van de bevoegdheden.
Ook is het mogelijk dat andere functionarissen van de B.V. ingeschreven staan in het handelsregister met bepaalde permanente bevoegdheden.
Daarnaast is het mogelijk dat functionarissen al dan niet permanente bevoegdheden hebben gekregen van het statutaire bestuur, terwijl dat niet in het handelsregister staat ingeschreven.

De gegevens in het handelsregister zijn openbaar; ook statuten van een BV zijn opvraagbaar.

Problemen kunnen zich voordien bij die niet ingeschreven functionarissen, of wanneer een functionaris zijn ingeschreven bevoegdheden overschrijdt. Waar sta je dan als contractspartij tegen wie de onbevoegdheid wordt ingeroepen?

Bij een terecht beroep op onbevoegdheid, is er geen geldige overeenkomst tot stand gekomen.
Degene die aangeeft vertegenwoordigingsbevoegdheid te hebben, dient daarvoor in te staan. Die persoon is bij overschrijding van de bevoegdheid niet zelf gebonden aan de overeenkomst, maar kan wel aansprakelijk zijn voor de schade die de contractspartij lijdt door het niet doorgaan van de overeenkomst indien een beroep op onbevoegdheid gedaan wordt door de BV. Die schade is in beginsel niet gelijk aan de totale financiële verplichting op grond van de overeenkomst, maar betreft de marge en mogelijk al gemaakte kosten.

Echter, hieraan gaat vooraf de vraag of de contractspartij geen beroep kan doen op het gerechtvaardigd mogen afgaan op de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid, in welk geval een beroep op onbevoegdheid niet zal slagen. Die opgewekte schijn kan niet alleen bestaan uit gedragingen en mededelingen van de vertegenwoordigingsonbevoegde zelf, maar die gedragingen en mededelingen kunnen wel bijdragen aan die schijn. De wel vertegenwoordigingsbevoegde functionaris van de B.V. dient ook zelf bijgedragen te hebben aan die schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid (door een handelen of juist niet handelen), waardoor de onbevoegdheid in redelijkheid voor rekening en risico van de B.V. dient te komen en er toch een geldige overeenkomst tot stand gekomen is.

In beginsel is onvoldoende alleen het feit dat de BV aan een functionaris een bepaalde titel gegeven heeft (Hoofd Inkoop, Commercieel Directeur). Wanneer bijvoorbeeld een aan een vertegenwoordigingsbevoegde directeur een contractsvoorstel wordt gedaan waarop door bijvoorbeeld een Hoofd Inkoop gereageerd wordt, dan ontstaat al snel het gerechtvaardigd vertrouwen dat de vertegenwoordigingsbevoegde die functionaris de bevoegdheid heeft gegeven die overeenkomst te sluiten. De directeur heeft dan kennelijk de bevoegdheid gedelegeerd aan een andere functionaris.

Better safe than sorry: zeker wanneer grotere belangen spelen, is het verstandig het handelsregister te raadplegen en in de overeenkomst de naam op te nemen van de persoon/ personen die vertegenwoordigingsbevoegdheid hebben, dan wel van die vertegenwoordigingsbevoegden een schriftelijke bevestiging te vragen dat de overeenkomst met de persoon die niet ingeschreven staat de overeenkomst uitonderhandeld en definitief ge maakt kan worden.

Voor meer informatie:

Westpoint advocaten | mediators
Mr M.P. Poelman
poelman@westpointadvocaten.nl